公文收文管理的五个“雷区”，你踩过吗？

“雷区一”：默默等待，不敢督促领导。

其中既有领导因工作繁忙而不能及时阅看等客观因素，也有因催还对象是领导而不予催还或不敢催还等主观原因。一个文件领导签了两三天，或者一个文件耽误了一两天。这会直接影响公文的继续运转，影响了文件处理的效率，影响了工作的正常开展。

症因：这里暴露出的是公文传阅缺乏限时归还的规定或有规定却执行不到位或机要工作人员责任意识不强等问题。

“扫雷决”：

一是要在收文的第一时间做好记录，利用公文处理系统或建立公文管理数据库对收到的公文进行详细登录，或者简单建个word文档，把来文单位、字号、主要内容、完成要求、时间节点进行备案整理记录；二是分类处理，对于一般的仅有通知要求，如参加会议的，可等着领导阅办完毕带着意见离开；对于篇幅较多，时间较长的，可以提醒下时间节点，或者是说一小时后在进行调度；三是要掌握催办的技巧，比如利用下次公文传阅机会询问上次传阅的公文（间隔不能长），或是将公文传阅夹放在醒目位置，领导自会明白；四是尽量选在领导办公室没有其他人或者工作不忙的时间，比如有的领导工作特别忙，文件就不能放在他的办公室里等他阅批，而应该主动掌握领导活动规律，抓住领导开会的间隙或下班后离开单位前的空闲时间找领导签文件，否则领导马上去开会、出发，回来就可能把文件给漏了。

“雷区二”：给领导提处理意见。

主要体现在，机要人员提前浏览了文件，在领导阅办的时候给出了自己的意见，可能是好意提醒，但是毕竟有“越位”之嫌。

症因：没能正确认识自身岗位职能，认为自己给的意见很中肯，没有摆正好自身的位置。

“扫雷决”：

一是领导阅办文件的时候最好静心等待，领导有自己的工作思路；如果领导确实是一时记混了负责人员，应该给业务科室的给了办公室，这时可以及时的建议一下；二是领导要是问起文件涉及相关的情况，要提前做好准备，客观、如实回答；三是在一把手签完后，其他分管领导在看一把手的处理意见时，会问到“有没有说其他的”之类，这时候要想清楚，不涉及工作的最好不要说。

“雷区三”：领导的处理意见石沉大海。

主要体现在当领导签批了落实的具体意见，承办部门也阅知签字了，公文也处理结束归档了。但是时间一长没有回音，也没有给领导反馈结果，造成办文与办事的脱节，造成上级或其他单位进行催报，影响单位形象。

症因：缺少相关的结果反馈或缺少处理结果备案记录，也存在部分人员多一事不如少一事的不负责任态度，无人跟踪督办。

“扫雷决”：

一是选择责任心强、工作细心的人员从事这项工作；二是在每个收文处理完后对处理意见进行记录备案，备注好完成与否，是否需要督促落实等，就这需要机要人员活多干一点，心再细一点；三是对于领导重点关注的事项要随时记录好处理进度，做好督办工作，并及时反馈。同时，在处理这些文件的同时要注意对交办工作的领导和部门工作同志作出必要的解释和情况反馈，避免产生误会。

“雷区四”：领导要的文件找不到。

这指的是，处在传阅过程中的公文从一个领导传给下一个领导，如果没有关于这期间公文传阅数量、时间、对象等的记录信息，就会导致需要查找公文时却不知公文在何处，甚至出现丢失现象。或者是文件记录不清楚出现“张冠李戴”，找不到具体的某个文件。

症因：工作中缺少整理归档的习惯，平时工作粗心大意，没能运用好的工作方法，总结好的工作经验。

“扫雷决”：

一是对收到的公文进行详细登录，如不同的收文渠道（机要、邮寄、会议等）、时间（收到、录入等）、密级、紧急程度、发文单位、标题、保管期限等内容，提高检索和统计效率；二是分类归档，对不同发文机关分盒分类，对相同发文机关按发文机关、按序对号排列。

“雷区五”：等着领导催你要文件。

简单说，就是这个文件领导都知道一两天了，你这边还没着手处理。领导出差在外，你这没有及时汇报，领导打电话问你有没有收到此类的文件，造成工作中的被动。

症因：看到一些时间期限要求较长的；或者没有时间限制的指导性的文件；或者领导出差在外，想等着领导回来再处理的；或者自己对文件的重要性把握出现偏差，造成了处理的延误。

“扫雷决”：

一是急件急办、特事特办，只要文件要求较高、时间紧急，领导又不在单位，完全先打电话请示再走处理程序；二是只要收到文件，不论大小，第一时间上报领导阅办，牢固树立“马上就办”的雷厉风行作风。

对于以上出现的问题，作为公文收文处理的机要人员，也应做好以下几点：

一是当好责任员。公文处理不是简单的收收发发，而是传递政令、沟通信息的重要手段，是为承办工作提供重要的依据。因此，机要人员除了应具备责任心强、作风严谨、不图名利、默默奉献的优良品质，还应做好业务学习，提高业务素质。

二是做好学习员。面对的收文可能要涉及多方面的内容，要多学理论知识，既学公文知识、业务技能，又学政治经济、政策法规，还学语言文字、信息技术等，要多向之前的老同志、前辈学习好的经验，提高自己处理复杂信息的能力。

三是干好分拣员。比如收到公文后，首先判断是否在收文范围内，对范围之外的要及时与发文单位对接、退文等。一般来说，重要且紧急的文件应该先办，然后是紧急但不太重要的文件，接下来是重要的文件，最后是一般常规性文件。确保每件公文运转顺畅有序、精准无误。

四是工作应该更加积极主动。杜绝懒、慢、拖的不良现象，理清办事思路、理清工作头绪，做到眼里有活、脚下生风，突出稳、准、快，把文件有条不紊地处理好。