教你学会公文管理制度及办法

为规范XXX有限公司（以下简称“公司”）公文管理工作，规范公文处理，提高公文办理的质量和效率，结合公司实际，制定本制度。

1 管理职责

1.1 公文的归口管理部门为企业管理部（总经办），是公文处理的管理机构，主要负责人员为公司文控。其主要职责为：

1.1.1 负责本制度中规定的公文制发相关工作；

1.1.2 负责本制度中规定的收文处理相关工作；

1.1.3 负责项目建设期间，各项目部来文查收、分发、存档；负责对其他项目部发文、登记、存档。

1.1.4 负责公司文件归档。

1.2 公文拟稿部门的职责

1.2.1 根据业务需要，起草公文。

1.2.2 拟稿部室主任是本部室公文起草的第一责任人，必须经本部门主任审核把关，确保公文的格式规范、语句通顺、无错别字，并对公文的真实性负责。

2 公文的种类和格式

2.1 公司公文，是具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达国家方针、政策，贯彻上级公司各项管理规定，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。

2.2 公文处理，指公文的办理、管理、整理（立卷）、归

档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。必须严格执行国家保密法律、法规和公司关于商业秘密的管理规定，确保国家机密以及公司商业秘密的安全。

2.3 公司公文的种类

按照行文关系，主要分为上行文、平行文、下行文三种。

2.3.1 上行文

（一）请示

适用于向上级部门请求指示、批准。

（二）报告、汇报

适用于向上级部门或有关主管部门汇报工作，反映情况，请求备案，答复上级部门或有关主管部门的询问。

2.3.2 平行文

函，适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

2.3.3 下行文

（一）决定

适用于对重要事项或行动做出安排，奖惩有关单位及人员，

变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知

适用于转发上级部门和不相隶属单位的公文，向所属单位发布规章制度，传达要求所属单位执行、办理、遵守和需要周知的事项，任免人员。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（四）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（五）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（七）简报

适用于通报本单位相关经营管理情况及其他各类信息。

3公文制发程序

公文制发，指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、用印、登记、分发、存档等程序。

3.1 拟稿

拟稿也称草拟、起草公文。由具体负责的部门业务人员负责。

3.1.1 领导交拟。交拟是领导以口头或书面的形式布置的任务，拟稿人必须明确领导交拟文稿的主题。

3.1.2 了解情况，收集材料。

3.1.3 明确文种，编列提纲。

3.1.4 全面构思，拟写正文。

3.1.5 必须写明发文日期、发文数量（文控必须留一份原件存档）、收文机构、抄送机构。

3.2 审核

公文起草后，必须由部门负责人审核，确保公文种类适合、公文用词恰当、公文内容清晰、模板套用准确、公文编号无误后，方能上报领导审批。

3.3 签发

3.3.1 公司公文需加盖公章的，正常执行公章审批程序，呈报各级领导审批、签发。

3.3.2 各类批复、意见等，需经领导（签批领导或委托签批人）在文件上批示、签发。

3.3.3 会议纪要必须经与会最高领导签发（由山东公司领导参加的会议纪要，由公司与会最高领导签发）。

3.3.4 签发原则，确保与文件相关的各部门主任、分管领导均同意。

3.4 用印

印章是机关职权的重要凭证，文件经加盖印章，就表示发文机关对发文的认可，文件即具有法定的效力。必须严格按照公司《印章管理制度》执行。

3.5 登记

为便于公司公文的查找、处理和统计等，文控需做好发文台账，登记发文编号、文件标题、发文日期、备注等。

3.6 分发

分发是指把已制成的公文发出。分发的对象按文件上的要求，以及《公章审批单》上的发往单位，分别发出，要确保准确无误。

4 收文处理

4.1 收文处理，是指对收到公文的处理过程，包括登记、拟办、批办、承办等程序。

4.1 收文处理原则

4.1.1 公司所收到的公文，包括上级公司下发的公文和外部单位发给公司的公文，各部室、员工个人均无权利自留，必须交予文控存档。

4.1.2 收文处理必须确保上情下达、信息通畅，有布置、有落实，有责任人。

4.2 收文处理流程

4.2.1 接收

上级公司通过办公邮箱、办公群下发的各类文件，均由文控负责查收；外部单位发给公司的文件，由相关业务人员接收后，交予文控接收。

4.2.2 登记

上级公司及外部单位发来的文件均由文控做好《接收文件登记台账》（见“附件一”）登记工作。

4.2.3 批办

文控根据收到的文件，制作《文件批办单》（见“附件二”），根据领导班子分工，报给分管领导批办。为保证工作效率，批办意见需明确“牵头部室或人员、配合部室或人员”，确保责任明确。

（一）分管领导作出批示的，文控将文件电子版发给相关部室，并由牵头部室主任或指定的办理人员，以及配合部室主任在批办单上签字确认。

（二）根据实际情况，需呈报给总经理批示的，分管领导在批办意见上注明，由文控呈报给总经理作批示，审批单签字确认程序同上一条。

（三）由文控做好《文件批办单登记台账》（见“附件三”），并将批办单编号、存档。

（四）由于文件紧急办理，且无法呈报领导批办的，由文控按照批办程序，通过邮件或电话形式呈报领导进行批办后，将批办意见告知责任人，并在《文件批办单台账》上注明“电话或邮件批示，***办理”，以备查。

4.2.4 落实

领导批示的办理责任人，必须严格落实文件要求，做好上报、传达等各项要求。按照要求上报文件完毕的，必须确认收件人已收到，并将电子版文件发给文控留存，文控将在《文件批办单台账》上注明办理结果。

5 公文归档

5.1 以公司名义制发的公文，由文控留存1份原件，分类整理、归档，个人不得将应当归档的公文据为己有或者拒绝归档。

5.2 以部室名义，联合其他部室办理的公文，原件由主办部室整理、归档，其他部室保存复制件或其他形式的公文副本。

5.3 文控需将《接收文件登记台账》、《文件批办单台账》、《文件批办单》、文件、办理结果留存。

5.4 拟制、修改和签批公文，应用黑色签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水进行书写。

6 公文管理

6.1 公文由企业管理部统一收发、审核、用印、归档。

6.2 公文除绝密级和注明不准翻印的以外，经企业管理部分管领导批准，可以翻印，并建立《公文翻印台账》（见“附件四”），注明翻印的部室、日期、份数和印发范围。

6.3 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

6.4不具备归档和存查价值的公文，企业管理部不予以接收、存档。

6.5销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

6.6机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文由原机构整理（立卷）后，移交档案部门存档。

6.7工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

7 责任考核

7.1 各部室主任是本部室公文起草的第一负责人，如上报的公文出现文种错误、公文内容表达不清、出现错别字、标点等错误的，由企业管理部直接退回拟稿部门。

7.2 与其他部室相关的公文在签发过程中，必须确保与文件相关的各部门主任、分管领导均已同意，否则产生的一切问题，由拟稿部室负责。

7.3 任何单位发往公司的公文，各部室、员工个人均无权利自留，必须交予文控存档。否则因自留造成的一切损失，由员工个人承担，各部室主任负连带责任。

7.4 文件经批办后，领导批示的办理责任人必须严格落实文件要求上报文件，并且确认收件人已收到。否则因此产生的一切责任，由办理责任人负责。

8本制度适用于公司全体员工，自**年**月**日起生效，最终解释权归企业管理部（总经办）。