培训管理业务流程与制度体系

什么是培训管理业务流程体系

一、培训管理业务流程是什么

制定培训管理业务流程是为了解决“如何完成培训工作”这一问题，对完成培训各项工作的先后顺序作出安排，并对每一步工作的标准、作业方式等内容作出明确的规定。

在培训管理业务流程中，下一步工作的执行主体要向上一步工作的执行主体提出要求、发出工作指令，上一步和下一步工作的执行主体都要理解相关要求和指令的含义。

流程中各项活动的执行者之间应该建立平等、互助、尊重及关怀的关系。

在设计与优化培训管理业务流程时，首先应明确影响流程设计的主要因素，确定培训管理业务的事项，准确把握培训管理业务流程设计的方向。

在制定具体的某个流程时，首先应先明确设计流程的目的。培训管理业务流程设计与优化的目的如图-1所示。

图-1 培训管理业务流程设计与优化的目的

二、如何优化培训管理业务流程设计

在设计和优化培训管理业务流程时，应当从培训管理工作的目标出发，对培训管理业务操作进行分析，确定各项工作的主要环节、参与部门及各个环节的逻辑结构，以保证流程设计实现最优化。流程设计的整体逻辑说明如表-1所示。

表-1 流程设计的整体逻辑说明表

1.内容优化

培训管理业务流程文件是与流程配套使用，对流程中的各个节点等进行分解说明的文件。

图形在描述具体流程细节方面有很大的局限性，为了完整、准确地描述流程及其运作情况，必须使用流程说明文档来提供其他相关信息。这些文档包括流程说明文件、附表和业务规章制度等。

（1）流程说明文件编制要求。在编制流程说明文件时，必须满足图-2所示的四项要求。

图-2 流程说明文件编制要求

流程说明文件应包括流程简介、流程涉及的部门及其职责、制定该流程依据的管理文件、流程相关表单和记录、流程关键环节和节点及其他需要说明的事项等内容。

（2）流程的执行主体。执行主体是指依照公司的各项管理制度和规定，在业务中享有权利和承担义务，并能够引起业务发生、发展或结束的部门和个人。企业在设置执行主体时需要注意图-3所示的三个方面。

图-3 设置执行主体时的注意事项

（3）流程关键环节和节点。在流程图中，每一个动作都对应着一个环节，这个环节就是流程“节点”。这些节点对流程的执行效率乃至公司的整体经济效益有重要的影响。

对流程关键节点进行分析，分析节点运行效率低的原因，然后进行有针对性的改善与控制，这样才能为节点事项的高效执行及流程的设计与优化提供依据。

在推行流程管理的过程中，应该以确定关键节点为突破口开展流程的设计与优化工作。在选择和确定关键节点时，公司需要遵循表-2所示的三个原则。

表-2 确定关键节点的原则

综上所述，关键节点一般是指那些绩效低下但地位又很重要的，改造工作容易落实的节点。

2.问题控制

在进行流程设计时，应明确该流程中常见的各类问题，并对相应节点进行重点控制。在设计这些步骤或节点的过程中，应加强审核、反馈等必要的工作，避免流程在实际执行过程中发生问题。

（1）设计流程结构时应规避的八个问题。流程结构包括流程的层级划分、流程衔接、流程主题、关键流程、辅助流程、流程长度、审核审批环节等内容。在设计流程结构时，应注意规避图-4所示的八个问题。

图-4 设计流程结构时应规避的八个问题

（2）设计流程环节时应重视的五个问题。企业在设计流程环节时容易出现以下五个问题，应充分予以重视：

存在多余环节或环节跳跃（缺失环节）；

关键控制点缺少控制环节；

缺少必要的信息反馈；

环节顺序不合理；

环节的执行主体错位，某项工作由与其无关的部门或人员承担。

（3）设计流程节点时应注意的十个问题。如果某项工作需要分为若干不同步骤或阶段完成，那么某一步骤或阶段结束，另一步骤或阶段开始时的衔接点就是流程节点。

在设计流程节点时，应注意表-3所示的十个问题。

表-3 设计流程节点时应注意的十个问题

（4）实施管理流程时应注意的六个问题。在实施管理流程的过程中，应注意表-4所示的六个问题。

表-4 实施管理流程时应注意的六个问题

三、培训管理业务流程体系的构建

培训管理业务的核心流程包括培训需求分析流程、培训规划与课程设计流程、培训项目实施管理流程、移动互联网运营培训流程和关键岗位培训流程。培训管理业务流程体系构建说明如表-5所示。

表-5 培训管理业务流程体系构建说明

什么是培训管理业务制度体系

一、培训管理业务制度是什么

制度是企业规范员工行为的工具，是企业开展规范化、制度化管理的基础。只有让管理工作规范化、制度化，企业才能做大做强。为有效推行制度化管理，企业需要根据自身的管理需求，循序渐进地设计出符合实际情况、利于执行的制度。

企业制度包括四个维度：企业基本制度，主要指企业章程；企业基础制度，主要指企业结构构建、职责分工等相关制度；部门职能制度，主要指与部门基本职能相关的制度；操作执行规范，主要指具体业务操作规范。培训管理业务制度主要是部门职能制度和操作执行规范。

二、培训管理业务制度设计与优化步骤

培训管理业务制度设计与优化步骤如图-5所示。

图-5 培训管理业务制度设计与优化步骤

1.明确问题

培训管理业务的执行需要制度、规则及规范的约束。制定各种管理制度的主要目的在于提前规避问题或将已发生的问题及其危害控制在一定范围内，以避免或减少不必要的损失，保证业务活动正常、有序地开展。

在制定培训管理业务管理制度时，需要注意图-6所示的八个问题。

图-6 制定培训管理业务制度时需要注意的八个问题

2.制度制定角度

能够高效执行的培训管理业务制度都有准确、清晰、科学的定位。在制定与优化制度时，企业可从实际业务需求、有待解决的问题出发，从表-6所示的五个方面确定制度制定角度。

表-6 制度制定角度说明表

3.调研访谈

不论是制定新制度还是修订原有制度，只要是为了让制度更适用、各条目内容更有针对性，都应进行调研访谈，这样才能真正了解企业实际存在的、业务运行过程中出现的、需要解决的问题。

企业可采用观察法、访问法、会议法及查阅法等进行调研访谈，以获得全面、准确、有用的信息，为培训管理业务制度的制定提供参考依据。

受访对象和访谈重点说明如表-7所示。

表-7 受访对象和访谈重点说明表

对通过调研访谈所获得的资料进行整理、归纳，找出规律性的、本质的东西，同时分析各项工作之间的联系与区别，总结出制度应包含的内容，才能为制度的起草做好充分准备。

4.统一规范

一套体系完整、内容合理、行之有效的企业管理制度应达到“三符合”的要求，即符合企业管理的科学原理、符合企业管理人员最初的设想、符合企业活动涉及客观事物的发展规律。

为了使制度达到上述要求，培训管理业务制度制定工作必须遵循三个“规范”，如表-8所示。

表-8 培训管理业务制度制定必须遵循的三个“规范”

5.制度起草

在培训管理业务制度的制定工作中，在明确了需要解决的问题及所要达到的目的，确定了制度的角度，明确了制度规范化的程度后，接下来就要开始起草制度内容了。在起草制度的过程中，相关人员应遵循图-7所示的七个步骤。

图-7 起草制度应遵循的七个步骤

6.制度定稿

制度草案制定完成后，制度制定人员要通过意见征询、试行等方式收集相关建议与意见，以便对其进行进一步的修改和完善，直至最终定稿。

制度制定人员可通过表-9所示的三种方式征求制度草案的修改意见。

表-9 制度草案意见征询方式及操作说明

制度制定负责人应分析、汇总各类修改意见，对制度草案进行修改和完善，形成正式的制度条文，并将其提交主管领导审核后呈报总经理批准或董事会审议通过后公示执行。

在制定完制度草案后，企业应在一定范围内试行该草案，以便及时发现并及时修正草案中存在的问题。为了检验制度的实施效果，发现并解决制度中存在的问题，提高制度的适用性，企业需要按照图-8所示的两点要求试行制度。

图-8 试行制度的两点要求

7.制度公示

制度要为企业的运营和发展服务。对于经公司总经理批准后的各项规章制度，企业应当以适当的方式向全体员工公示，制度自公示之日起生效。

常用的制度公示方式见表-10，企业可根据实际情况选择。

表-10 制度公示的四种方式

企业的经营管理人员或培训部管理人员在做制度公示时一定要细心、谨慎，同时要注意两个事项：确保当事人已经知晓相关制度，即务必将与当事人相关的通知、决定等送到当事人手中；要注意留存公示的证据，例如：让员工在“签阅确认函”上签字确认，员工确认时须注明“已经阅读”，并且承诺将会自觉遵守相关制度。

8.制度修订

在企业的发展过程中，制度制定人员需要根据企业的发展不断地修订与完善制度内容。

制度制定人员应根据企业的实际情况，及时修订原有制度中与企业发展状况不适应的规范、规则、程序，以满足企业日常经营及长远发展的需要。制度修订时间的选择依据如表-11所示。

表-11 制度修订时间的选择依据

制度修订即在现有制度的基础上，对该制度的内容进行增添、删减、合并等处理，或者对该制度的体系结构进行再设计。制度制定人员可参照图-9所示的五个流程修订制度。

图-9 制度修订流程图

在修订制度的过程中，制度制定人员需要遵循以下五个原则。

（1）满足企业新的机构运行与管理的要求。

（2）发挥制度管理部门的主动性和制度执行部门的能动性。

（3）强化各项工作的管理责任要求。

（4）强调各职能部门的管理服务。

（5）不断规范制度汇编格式，为制度的再次修订和今后的统稿工作打好基础。

三、培训管理业务制度体系的构建

在构建培训管理业务制度体系时，需要考虑培训管理的相关事项，并进行分析、思考，明确其要点，形成内容纲要。

培训管理业务制度体系构建说明如表-12所示。

表-12 培训管理业务制度体系构建说明

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