物流管理系统是如何运作的？

什么是物流管理系统？

通常情况下，物流工作包括两个方向——正向和逆向。当我们谈到物流，我们通常指的是前进方向，其中包括接收和处理订单，检查和准备库存，包装和分拣一个项目，分派它和选择运输路线，将产品尽可能迅速和有效的交付给客户。逆向物流指的是管理不正确或损坏的货物、修理物品、重复使用或再循环的任何操作。

在数字化的世界里，为了以两种方式管理这些过程，企业使用物流管理系统（Logistics Management Systems）——这是一种软件工具的组合，可以优化从下订单到送货上门的所有过程。在组织中引入和集成 LMS 可以采取不同的方式:

1. 自己构建、购买和管理 LMS 软件
2. 外包——聘请一家可以为你运行任何物流操作的第三方物流公司(3PL)。“使用第三方物流可以给你一个快速的实施期，而不需要培训你的员工掌握新的流程、设备和软件。”SAP 销售和分销、物流执行和仓库管理模块分析师 Matthew York 评论道。

物流过程中的物流管理系统

物流管理系统的主要模块

订单管理

在线接收和处理订单通常包括创建和编辑库存、管理客户服务、接受付款、检查欺诈行为以及在制造商、供应商、仓储和运输公司之间处理文件。

为了有效地管理订单和避免双重处理错误，订单、库存、供应商和客户数据必须在一个系统中同步。订单管理软件(OMS)接收来自所有销售渠道的订单，并从下单的那一刻起直到客户确认交货为止对其进行监控。这是主要的连接中心，其中显示了订单的所有信息: 路线，位置，库存，仓库，以及为创建发票和接受付款而集成财务模块等。

销售订单流程，资料来源: TradeGecko

一个集成的订单管理系统是连接着你的客户关系管理（CRM）和库存数据库，以补充销售漏斗，并提供信息给财务和营销部门。订单管理系统的其他特性包括连接热门市场、供应商库存和多币种期权。

库存管理

库存管理是供应链的一个重要组成部分，负责控制和记录销售产品的数量。接收、存储和跟踪库存，同时处理库存的快速变化，需要高度准确的产品信息管理。因此，从传统的电子表格到库存管理系统(Inventory Management Systems)的自动化，可以通过库存管理系统将所有数据集中到一个位置，从而实现所需信息的清晰度。

Zoho 库存系统集成了船运公司、仓库、财务和客户关系管理

库存管理系统跟踪并报告任何库存的变化。它在补给方面保持平衡，避免库存缺货和过剩库存。该系统能够跟踪低库存水平和设置自动重新订购每个产品。同时，通过估计产品需求来降低订货过量的风险。

仓库管理

仓库管理是一系列维护、控制和自动化仓库操作的过程。这包括接收物品，移动物品，使用 kpi 管理仓库工作人员，维护安全的工作条件，以及使用软件和硬件来定位和跟踪物品。

仓库管理系统由一些工具组成，这些工具可以简化管理和跟踪货物的工作流程，包括管理从货物到达仓库，一直到在货位内的存储，以及跟踪订单管理和进一步的发货的位置。Sap 的分析师 Matthew York 说，“仓库管理软件可以给履约和库存跟踪带来巨大的突破。” 马特补充说，在第三方物流公司的情况下，他们也提供了一个巨大的存储区域给一个组织的产品。

通常，WMS 负责以下操作：

• 仓库设计。

提供了一个可管理的仓库建筑的3D地图，这个功能允许最大化设计存储空间，管理库存安置，并通过优先考虑需要额外关注的货运路径区域来改善物品和劳动力的流动。

3D 视觉仓库设计，来源: Infor

• 拣货。

与扫描设备同步，软件帮助确认整个仓库的物品。通过跟踪分配给物品的条形码，WMS 引导拣货者通过优化的拣选路线到达所需的产品。为了确保选择正确的批次，拣货人员进行双重检查: 在扫描附带的条形码时，系统进行验证。就速度而言，批量拣选功能可以真正节省时间，因为它允许在一次运行中拣选多个订单。

• 包装。

订单可以有特定的包装要求，以保证安全运输或改善拆箱体验。WMS 确保根据业务设置的规则，以正确的顺序并尽可能高效地执行包装。

• 工作管理。

使用集成到 WMS 中的工作管理模块，来监督仓库操作人员的工作。首先，系统使用劳动力规划和调度功能，将任务分配给单个仓库工人。这可以跟踪生产力，识别表现不佳的班次或工人。任务历史记录显示员工的整个活动历史，可用于分析高峰劳动，优化工作流程，并找到阻碍发挥作用的解决方案。从长远来看，它将提高生产率和效率，同时降低劳动力成本。

包含工人和分配给他们的任务的工作管理仪表板，来源: Datex

策略性运输规划

在订单组装和包装之后，在离开仓库前，剩下的最后一件事是优化其运输，即:

• 选择运输方式。物流管理系统从各种运输物流选择之一，将选择出最适合你的货运需要。运输方式多种多样：从不需要冷藏的产品的干货车运输到对温度敏感的产品的冷藏运输; 从有效运输小批量货物的零担运输，到超大批量货物的重载运输等等。
• 连接到承运商网络。物流管理系统将托运人与承运人联系起来，为所有相关人员提供可见性，以找到最佳运输方案。为了确定最便宜的运输工具，系统存在运输采购工具。这些工具可以帮助定制客户的要求、回应询问、提供建议和评估出价。

第三方物流服务商通常没有自己的资产。Matthew York 认为没有资产的物流更有效率: “第三方物流公司拥有一个提供运输服务的公司和个人的庞大数据库。因为它们不局限于自己的资产，所以它们完成任务的可能性更大。” Matthew称第三方物流是一个一站式服务平台，它可以让你摆脱大量的后勤工作负担。

• 定义全球的海关费用和文件。尽管国际运输需要处理大量的文书工作和不断变化的出口管制条例，但物流管理系统可以使其更加容易。该系统支持多种语言和货币，计算增值税、跨境费用和货运代理费用。此外，物流管理系统可以管理必要的运输文件，确保符合国内和跨境监管计划。

运输管理

运输管理软件(TMS)解决货运的需求和管理所有的运输细节。通过实施 TMS 解决方案，公司可以实现以下功能：

• 交付管理和时间安排。

TMS允许客户通过他们个性化的来安排他们的发货。交付预估是基于人口密度、车辆类型、通行能力、预测交通分析等关键参数。

如果货运晚于时间计划时，TMS 系统通过自动货物跟踪和及时警告托运人和消费者，确保按时交货。

Cleardestination 的交付管理和计划软件的仪表板

• 对接配送。

这个特性标识了一种交付类型，这种交付类型不需要将产品存储在仓库中，因为它们是直接从制造商运送到客户的。这可以减少交货时间，同时节省劳动力和仓库空间。然而，对接配送存在失去库存控制的风险。因此，有效地处理对接配送需要强大的库存控制过程。

• 最后一公里物流。

交付过程的最后一步——从配送中心到最终用户——可以从几个街区到50或100英里不等。为了向消费者交付订单，最后一英里物流包括包裹运输或小包装运输。

Ltd 管理物流咨询公司总裁汤姆•克雷格(Tom Craig)认为，最后一公里的物流提供当日送达和即时送达服务。提高订单送达速度，这是该行业的关键。汤姆以亚马逊为例: “他们把物流作为提高速度的工具。作为强调速度的一部分，他们正在从内部引入外部物流。我们称之为逆向外包。这是对第三方物流服务公司的挑战，也是重新界定其在端到端供应链中的角色和地位的机遇。”

• 订单跟踪。

为了充分了解产品流动情况，客户可以访问一个在线门户网站。该网站能监测公路上的货物，提醒任何例外情况或意外延误。通常，位置跟踪涉及真实的车辆的数据。另一种跟踪方法是报告监控对象的到达或离开，并记录对象标识、观察位置、时间和状态。不仅供应商，当然客户也需要洞察交付的过程。提供一个订单 ID，他们可以跟踪货物的进度在相应的申请。

Aliexpress 应用程序允许客户跟踪其订单的位置状态

• 运输结算。

TMS 让客户知道他们的运输费用，因为它把所有与运输相关的文件集中在一个地方。该系统通过分配成本、为问责和预算目的指定计费代码以及生成和支付运费及发票等方式，来简化财务工作。

逆向物流

管理商品从消费者回到生产者是一个具有挑战性的过程。因此，应用逆向物流系统(RLS)将有助于简化修理、返回和产品重新分配过程是值得的。

逆向物流包括：

• 信息跟踪。

当退货时，必须跟踪有关产品位置和退货原因的信息。RLS可以帮助管理这些信息，这样就可以知道返回了什么项目、返回的原因，以及是否返回给了客户。

• 返回状态。

通过让客户看到他们的退回商品，将提高他们的满意度。这样做的一个好的解决方案是，通过使用电子邮件 / 短信通知，即时反馈订单的回复活动。

• 质量保证跟踪。

当出现质量问题，产品需要检疫、召回或修理时，系统会通知相关人员，以便他们能够处理这些问题。

物流分析

使用分析和大数据，软件可以分析运输历史和改善客户的业务，将物流成本最小化和减少运输交货时间。应用商业智能，软件可以开发性能指标和 KPI，并创建计算机模型来预测供应链问题。

由于物流管理系统收集了大量的数据，应该加以充分利用。物流分析系统(LAS)的报告能力有助于更好地了解和控制未来的物流成果。

物流分析仪表板，来源: datapine

物流分析系统的重要功能包括：

• 追踪货运应记的成本与给客户的货物运输相关。它们有助于计算公司在任何特定时间的真实净收入。
• 承运商报告可以识别最低成本的运营商，跟踪他们的性能，如准时收货和交付，和路由履约。
• KPI 报告提供了公司总体业绩的即时快照，侧重于特别有意义的指标。

如何整合物流管理解决方案

正如我们之前提到的，你可以通过两种方式来实现物流功能的数字化: 通过独立使用物流管理系统和通过将其与第三方物流集成。这些方法需要不同的集成方法。

集成物流管理系统

使用来自物流管理系统的任何模块都需要与公司的企业资源规划(Enterprise Resource Planning，ERP)进行基本的连接。ERP集成了经营企业必不可少的过程: 库存、订单履行、财务、人力资源、客户和供应商关系管理等。它有一个共享的数据库，允许同步报告和自动化各种后台功能。因此，顺利的集成将允许任何仓库和运输管理功能的适配。

可以选择以下的任何机会，以实现内部的物流管理系统：

• 使用 ERP 供应商的物流管理系统。检查您的 ERP 供应商是否具备物流方面的软件功能。像 SAP 这样的供应商拥有一个由 API、扩展和开放集成组成的庞大生态系统，可以无缝地扩展 ERP。
• 使用IT资源。在大多数情况下，必须使用来自不同提供者的系统，这意味着集成应该是硬编码的。在这种情况下，可以确保您的 IT 人员可以承担编码任务或将集成外包给外部资源。
• 建立自己的物流管理系统。如果您有时间、预算和一个设计和开发自己的物流软件的用例，创建一个定制的物流管理系统并将其硬连接到 ERP 中。

与第三方物流服务商的整合

当一个企业想要外包其全部或部分分销和履行职能时，就会使用第三方物流公司。为了让他们能够访问并管理和更改您的库存，您必须注意数据交换技术并提供连接。

在整合之前，任何时候客户需要任何类型的信息，他们都会联系财务经理，财务经理会联系某某人，直到他们找到答案，然后通过参与者反馈回来。现在，集成系统增强了与客户的直接交互——整个产品生命周期的所有运输信息对他们来说都是可见的。Matt York 证明了这一点: “在 ERP 中，可以将第三方物流配置为与本地销售组织相连的另一个工厂。这使得你可以在第三方物流上看到并控制你的库存。”

那么，如何实现第三方物流的集成呢？为了回答这个问题，运输和物流服务的最大供应商之一 ——XPO 物流的集成经理 Vinodh Nithyanandam提供了答案。

在专家意见的基础上，提出了三种整合方法。

通过电子数据交换电子数据交换(EDI)实现整合。EDI是业务合作伙伴之间交换结构化文档的一种形式。EDI文档的格式称为 EDI 标准，指定 EDI 文档中哪些信息放在哪里。

EDI 通信方法——如何将数据从一个系统转移到另一个系统——是集成的一个关键方面。最常见的连接方式有:

- 点对点 EDI-个人连接- 电子数据交换网络-增值服务- Internet 通信协议 -ftp / vpn，SFTP，FTPS，AS2- Web EDI ——通过标准的 Internet 浏览器- Edi 外包——使用外部专家来管理 EDI 环境

Vinodh 认为 EDI 是目前最好的方法，因为它简单易用: “大多数供应商都有 EDI 功能，所以投资回报率更高。”

• 通过应用程序接口(API)集成。基于 api 的集成，通过在两个系统之间通过 api 解释和转换数据，来连接两个系统。联邦快递供应链——美国和加拿大主要的第三方物流供应商，为了兼容电子商务系统选择了API。他们对集成建议持开放态度，并允许客户开发自己的 API 来连接到他们的系统。

API比 EDI 有很多优点。然而，他也强调，由于 API 不太常见，完成集成通常需要更多的时间: “大多数时候 API 需要自定义开发，因此总会有一些返工，而 EDI 是 ANSI 定义的标准。”

Red Stag Fulfillment ——一家第三方物流公司的一位副总裁 Jake Rheude 证实，API通常需要一些定制。与此同时，Jake还强调了 API 的必要性，“以确保库存数据是相同的，无论是在客户的 shopify 网站、产品存储的仓库，还是在前往客户家中送货的货车上。” 在 Red Stag，他们通过 API 将他们的 WMS 与各种在线渠道(亚马逊，客户的网站，社交媒体等等)的后端连接起来，以确保全渠道的存在他们的数据。

• 通过非 edi 格式文件进行集成。与直接连接相反，基于文件的集成允许在不同的数据库或操作系统之间在一个文件中传递数据(XML、 JSON、平面文件、 CSV 等)。

在某些情况下，基于文件的集成对业务最有意义。例如，软件通常没有可用于集成的 api。Tom Craig 补充说: “发货人和第三方物流可以一起工作，但不会是真正的集成。因为这将需要提升买卖双方之间的关系，并将第三方物流引入内部。” 他将这种合作关系定义为“一种保持距离的关系”。